Dokumentacja przetargowa powinna być co do zasady udostępniona każdej osobie. Warunkiem jest jednak złożenie wniosku o odpowiedniej treści. Jawność stanowi jedną z fundamentalnych zasad postępowania w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego. Udostępnieniu podlega przede wszystkim protokół postępowania oraz załączniki do niego. W aktualnym stanie prawnym wynika to z art. 74 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP). Przepis ten odpowiada art. 96 ust. 3 ustawy PZP z 2004 roku.
Wgląd w dokumentację przetargową – co mówią przepisy?
Jak zaznaczono na wstępie, podstawowe znaczenie dla problematyki dostępu do dokumentacji przetargowej ma obecnie art. 74 PZP.
Zgodnie z tym przepisem protokół postępowania jest dokumentem jawnym, jednak jego udostępnienie następuje na wniosek. Oznacza to, że zamawiający nie ma obowiązku jego publikacji z urzędu – z własnej inicjatywy. Taka publikacja nie jest jednak zakazana. Gdyby więc zamawiający zdecydował się na jej dokonanie, nie mielibyśmy do czynienia z działaniem sprzecznym z prawem. Problem pojawiłby się jedynie w sytuacji, gdyby upubliczniono np. dane wrażliwe (zob. niżej w związku z RODO).
Zapoznanie się z protokołem
Protokół powinien być prowadzony na bieżąco i możliwe jest zapoznanie się z jego treścią na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Udostępnienie następuje zgodnie z treścią złożonego wniosku i wyłącznie w zakresie w nim wskazanym. Dotyczy to również załączników do protokołu.
Warto zwrócić uwagę, że jeżeli np. wykonawca nie zaznaczy wyraźnie, iż wnosi o udostępnienie określonych dokumentów (np. wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu), zamawiający nie przekaże mu tych materiałów. Mimo to, nic nie stoi na przeszkodzie, by składać kolejne wnioski – także obejmujące dokumenty pominięte w poprzednich pismach. Ustawa nie przewiduje w tym zakresie żadnych limitów.
Bez obstrukcji i kunktatorstwa
Udostępnienie dokumentacji przetargowej powinno nastąpić niezwłocznie. Nie oznacza to natychmiastowego udostępniania treści protokołu (wyrok KIO z 18 marca 2008 r., KIO/UZP 197/08). W nadal aktualnym pod rządami nowej ustawy PZP orzecznictwie przyjmuje się, że termin niezwłocznie oznacza „bez nieuzasadnionej zwłoki”. Zamawiający po otrzymaniu wniosku powinien więc możliwie najszybciej w normalnym toku czynności okazać treść protokołu (zob. np. wyrok KIO z 8 października 2024 r., KIO 3124/24). Zamawiający ma obowiązek zweryfikowania wcześniej, czy treść protokołu może być udostępniona w całości czy pewne treści powinny pozostać poufne (np. informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa).
Można w tym miejscu dodać, że ponieważ korespondencja z oferentami odbywa się obecnie w formie elektronicznej, zamawiający publiczny dysponuje dokumentami i oświadczeniami w postaci plików komputerowych. Dzięki temu czas niezbędny na udostępnienie protokołu i załączników, o których mowa w art. 74 PZP skraca się. Nie jest potrzebne skanowanie, przepisywanie, przygotowanie do wysyłki itp.
Dokumentacja przetargowa: spojrzenie na ograniczenia jej udostępniania przewidziane w PZP
Warto zwrócić uwagę, że zasada jawności przebiegu postępowania i udostępniania dokumentacji przetargowej jako integralnej całości podlega pewnym ograniczeniom. Podobne ograniczenia obowiązywały już na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy PZP z 2004 r. (zob. art. 96 ust. 3 zd. 2 tej ustawy).
Co mówi prawo?
Załączniki do protokołu postępowania przetargowego co do zasady udostępniane są dopiero po wyborze najkorzystniejszej oferty albo po unieważnieniu postępowania (np. ze względu na nieusuwalną wadę proceduralną albo sytuację, w której wszystkie wnioski lub oferty podlegały odrzuceniu – zob. art. 255 PZP).
Analiza art. 74 ust. 2 PZP wskazuje ponadto, że:
– oferty wraz z załącznikami powinny być udostępnione po ich otwarciu, bez zbędnej zwłoki. Nowa ustawa wprowadza maksymalny termin trzech dni od dnia otwarcia ofert (art. 74 ust. 2 pkt 1 PZP; zob. także regulacje dotyczące poufności ofert – art. 166 ust. 3 oraz poufności negocjacji – art. 291 ust. 2 zd. 2 PZP);
– wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami należy udostępnić od dnia udzielenia informacji o wynikach ich oceny (art. 74 ust. 2 pkt 2 PZP).
W żadnym z powyższych przypadków nie mogą zostać udostępnione informacje o charakterze poufnym. Dotyczy to w szczególności informacji przekazanych w toku dialogu konkurencyjnego lub negocjacji (art. 74 ust. 2 in fine PZP).
Szczególna kategoria informacji
Zasady udostępniania dokumentacji określone w art. 74 ust. 1 i 2 PZP stosuje się także do danych osobowych. Wyjątek stanowią dane wskazane w art. 9 ust. 1 rozporządzenia unijnego 2016/679 (RODO), które ujawniają m.in. pochodzenie rasowe lub etniczne, przekonania religijne czy stan zdrowia. Są to tzw. dane wrażliwe (ang. sensitive data), wymagające szczególnej, wzmocnionej ochrony prawnej.
W tym kontekście warto przywołać wyrok KIO z 7 lutego 2023 r. (KIO 244/23), który dotyczył m.in. dokumentacji związanej z pracownikami oferenta uczestniczącego w postępowaniu przetargowym.
PZP na straży transparentności
Omówione przez nas zasady gwarantują szeroką, niemalże nieograniczoną możliwość dostępu do dokumentów postępowania przetargowego. Dostęp ów jest gwarantowany nie tylko oferentom, lecz każdemu podmiotowi. Z wnioskiem o dostęp do dokumentów może wystąpić uczestnik postępowania, jak i podmiot nie biorący udziału w przetargu. Wniosek nie musi być w żaden sposób umotywowany, w szczególności nie jest potrzebne wykazywanie interesu prawnego w jego złożeniu. Wszystko to ma sprzyjać jawności procedur przetargowych, a dzięki temu ograniczaniu np. ryzyka korupcji czy zwykłego niedbalstwa i szkodliwej, biurokratycznej rutyny.
