Zagadnienia związane z doręczaniem pism są bardzo istotne w każdym typie postępowania, w tym również w postępowaniu sądowoadministracyjnym. Wynika to z faktu, że doręczone pismo wywołuje wszystkie skutki prawne. Przykładowo, od dnia doręczenia decyzji biegną terminy do jej zaskarżenia. W efekcie nie odebranie korespondencji może skutkować przegraniem sprawy.
Ogół zagadnień związanych z doręczaniem pism w postępowaniu sądowoadministracyjnym uregulowany jest w dziale III rozdziale IV ustawy: Prawo o postepowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej jako ustawa). Do doręczeń stosuje się również przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym.
Zasada oficjalności
Przepisy tego rozporządzenia mają zastosowanie do postępowania przed sądami administracyjnymi na zasadzie odwołania z art. 65 §2 ustawy. Podstawową zasadą dotyczącą doręczeń jest zasada oficjalności. Zgodnie bowiem z art. 65§1 ustawy, doręczeń pism w postępowaniu dokonuje sąd z urzędu. Sąd doręcza więc pisma z własnej inicjatywy. Wyjątek od tej zasady przewidziany jest w art. 66 § 1. Zgodnie z nim doręczeń dokonuje nie sąd, ale pełnomocnicy profesjonalni. Są to: adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi i rzecznicy patentowi, którzy w toku postępowania doręczają sobie nawzajem pisma bezpośrednio za potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty lub przesyłką poleconą.
Osoby te muszą doręczać sobie przesyłki w toku postępowania, jest to ich obowiązek. Niedochowanie tego obowiązku skutkuje zwrotem pisma. Zwrot następuje także wtedy, gdy pełnomocnicy w treści pisma procesowego nie umieszczą oświadczenia o doręczeniu odpisu pisma drugiej stronie lub o jego nadaniu przesyłką poleconą.
Bezpośrednie doręczanie pism przez pełnomocników nie dotyczy wyłącznie skargi, skargi kasacyjnej, zażalenia, sprzeciwu, skargi o wznowienie postępowania i skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia.
Pisma doręczane przez sądy to odpisy oryginałów. Oryginały dokumentów znajdują się w aktach sądowych. Możliwe jest, by w jednej przesyłce doręczonych było kilka pism, wówczas w dowodzie doręczenia muszą być wymienione wszystkie pisma znajdujące się w kopercie.
Skutek nadania pisma w placówce operatora pocztowego
Sąd dokonuje doręczeń przez operatora pocztowego, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione przez sąd osoby lub organy ( art. 65§1 ustawy).
Do 31 grudnia 2016r. operatorem pocztowym była wyłącznie Poczta Polska S.A. Podmiot ten miał charakter operatora wyznaczonego. Oznacza to, że sąd mógł posłużyć się innym operatorem pocztowym tak jak i strony postępowania. Wybór Poczty Polskiej miał jednak istotne znaczenie dla stron co do terminów nadania pism. Tylko bowiem nadanie pisma za pośrednictwem operatora wyznaczonego, rodzi skutek w postaci uznania daty oddania pisma w placówce pocztowej za datę wniesienia pisma. Pismo nadane u innego operatora uważa się za doręczone dopiero w momencie nadesłania pisma pod wskazany adres.
Korespondencja z sądu doręczana jest w formie przesyłki poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Doręczanie pism za pomocą telefaksu i poczty elektronicznej
Zgodnie z art. 65 §3 ustawy sąd może dokonywać doręczeń także za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej. Wówczas dowodem doręczenia jest potwierdzenie transmisji danych. Od 15 lutego 2017r. doręczanie pism za pomocą telefaksu nie jest możliwe. Nadal możliwe jest doręczanie pism za pomocą komunikacji elektronicznej. Może to nastąpić w sprawie, w której strona wniosła pismo do sądu w formie dokumentu elektronicznego, przez elektroniczną skrzynkę podawczą sądu lub wystąpiła do sądu o doręczenie za pomocą poczty elektronicznej i podała sądowi adres elektroniczny. Strona może zrezygnować z takiej formy doręczania pism. W takiej sytuacji wszelkie pisma będą jej doręczane w innej formie niż elektroniczna.
Kolejnym sposobem doręczenia pisma jest wręczenie go adresatowi bezpośrednio w sekretariacie sądu. Doręczenia takiego dokonują pracownicy sądu. W momencie odbioru, adresat pisma kwituje pracownikowi sądu datę odebrania przesyłki i umieszcza na pokwitowaniu swój czytelny podpis.
Terminy doręczeń pism sądowych
Zasadą jest, że doręczenia mogą być dokonywane w porze dziennej, w dni pracujące. W porze nocnej i w dni ustawowo wolne od pracy doręczenia mogą być dokonane tylko w wyjątkowych przypadkach, za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu (art. 68 §1 ustawy). Zarządzenie takie może być wydane przykładowo w sytuacji gdy sąd ma ustawowy, krótki termin do rozpoznania sprawy (na przykład 30- dniowy termin dla rozpoznania skargi).
Pora nocna obejmuje godziny od 21 do 7. Dni ustawowo wolne od pracy wskazane są w ustawie z dnia 18 stycznia 1951r. o dniach wolnych od pracy. Sobota nie jest dniem wolnym od pracy.
Obowiązek informowania o zmianie adresu do doręczeń
W toku postępowania strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie swojego zamieszkania, adresu do doręczeń lub siedziby (art. 70 §1 ustawy). Nie trzeba informować sądu o zmianie miejsca pobytu.
Obowiązek informacji istnieje od pierwszego doręczenia aż do prawomocnego zakończenia sprawy. Zaniechanie tego obowiązku rodzi bardzo dotkliwe skutki. Pismo pozostawia się wówczas w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba, że nowy adres jest sądowi znany. Oznacza to, że nawet jak strona nie odbierze pisma to rozpoczyna się dla niej bieg terminów zaskarżenia czy terminów do usunięcia braków formalnych (oraz wszelkich innych terminów).
Sąd powinien pouczyć stronę przy pierwszym doręczeniu o obowiązku informacji i skutku jego zaniechania (art. 70§ 2 ustawy). Przyjęcie fikcji doręczenia jest możliwe również w stosunku do pierwszego pisma wysyłanego w sprawie. Tak orzekł między innymi Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 8 listopada 2007r. (II OSK 410/07).
Sposoby powiadomienia o zmianie adresu
Strona może powiadomić o nowym adresie pisemnie bądź ustnie, przez złożenie oświadczenia do protokołu rozprawy. Nie jest wystarczające wskazanie nowego adresu na kopercie zawierającej pismo wysyłane do sądu.
Niekiedy zachodzą sytuacje, że sąd zna nowy adres strony. Są to sytuacje, gdy taka informacja wynika z akt sprawy i gdy sąd ma pewność, że jest to rzeczywiście nowy adres strony. Przykładowo może to wynikać z wypisu z KRS złożonego do akt sprawy, gdzie wskazana jest nowa siedziba spółki. Nowy adres może wynikać również z adnotacji doręczyciela na formularzu potwierdzenia odbioru.
Jeżeli przy pierwszym doręczeniu okaże się, że adres skarżącego jest niewłaściwy, a nowy nie jest sądowi znany, to postępowanie może być zawieszone. O braku możliwości doręczenia pisma z uwagi na nieaktualny adres listonosz umieszcza adnotację na potwierdzeniu odbioru. Taka przesyłka jest zwracana sądowi.
Masz pytania dotyczące prawa budowlanego? Skorzystaj z naszych usług konsultacyjnych i uzyskaj fachową pomoc prawnika specjalizującego się w tej dziedzinie. Zadzwoń już teraz i dowiedz się więcej.
