rozwiązanie prawne
Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce ma dwa aspekty. Z jednej strony PZP nakłada obowiązki na podmioty prowadzące przetargi. Celem jest tu m.in. przyspieszenie tempa przekazywania informacji, redukcja kosztów i wzrost efektywności pracy. Z drugiej strony, korzystanie z narzędzi informatycznych wymaga od wykonawców inwestycji w odpowiednie oprogramowanie i sprzęt, a także znajomości przepisów.
Szanse i wyzwania wynikające z elektronizacji zamówień publicznych w praktyce
Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce z pewnością ułatwia oferentom, a także np. reprezentującym ich prawnikom lub innym specjalistom, dostęp do pełnej informacji o postępowaniu. Pojawiają się jednak również pewne wymogi – np. w niektórych sytuacjach konieczne jest złożenie oferty w formie elektronicznej pod rygorem nieważności.
Jak się porozumiewać?
Komunikacja w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego powinna w zasadzie odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (tzw. pełna elektronizacja). Dotyczy to nie tylko składania ofert czy też wniosków o dopuszczenie do uczestnictwa w postępowaniu bądź konkursie. Komunikacja powinna mieć formę elektroniczną także, gdy chodzi o wymianę informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń pomiędzy zamawiającym a wykonawcami (art. 61 ust. 1 p.z.p.). Warto pamiętać, że komunikacja ustna jest dozwolona w trakcie dialogu bądź negocjacji. Jest dopuszczalna także, gdy chodzi o informacje nieistotne, np. te, które nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, albo ofert. Ustawa wymaga jednak dokumentowania treści komunikacji prowadzonej ustnie (art. 61 ust. 2 p.z.p.).
Wyjątki potwierdzające regułę
W niektórych przypadkach PZP pozwala zamawiającemu na odstąpienie od wymogu posługiwania się środkami komunikacji elektronicznej. Ustawodawca starał się zatem podejść do sprawy rozsądnie, zapewniając minimum elastyczności. Odstąpienie możliwe jest np. w sytuacjach, gdy zamówienie jest na tyle wyspecjalizowane, że korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej wymagałoby formatów plików, urządzeń lub narzędzi informatycznych, które nie są powszechnie dostępne bądź nie obsługują ich ogólnie dostępne aplikacje (art. 65 ust. 1 pkt 1 p.z.p.). Odstąpienie jest możliwe również np. gdy skorzystanie ze środków, o których mowa w art. 61, czyniłoby koniecznym pozyskanie przez zamawiającego specjalistycznych urządzeń biurowych (art. 65 ust. 1 pkt 2 p.z.p.). Z wyjątkiem od zasady wysłowionej w art. 61 będziemy mieć do czynienia także, gdy zamawiający wymaga zaprezentowania modelu w skali, próbki bądź modelu fizycznego, których przesłanie z pomocą środków komunikacji elektronicznej nie jest możliwe (art. 65 ust. 1 pkt 4 p.z.p.).
Gdy zamawiający zdecyduje się na odstąpienie, oferent może skorzystać z poczty tradycyjnej, doręczyć dokumenty lub np. pracę konkursową osobiście bądź skorzystać z kuriera lub posłańca (art. 65 ust. 2 p.z.p.).
Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce: spojrzenie na kilka przepisów
Elektronizacja zamówień publicznych w praktyce to nie tylko wprowadzenie sprawniejszych, a przy tym sprzyjających oszczędnościom kosztów, czasu i papieru kanałów komunikacji. Prawo zamówień publicznych z 2019 r. stawia także wymagania – i to nie tylko podmiotom zamawiającym. Wciąż aktualna okazuje się paremia vigilantibus iura scripta sunt (łac. „ustawy są tworzone z myślą o uważnych”).
Nieznajomość prawa ma swe konsekwencje
Zgodnie z art. 63 ust. 1 p.z.p., w przetargach i konkursach, których wartość jest co najmniej równa progom unijnym, ofertę bądź wniosek o dopuszczenie do postępowania albo konkursu trzeba złożyć w formie elektronicznej. W przeciwnym wypadku czynność będzie nieważna (art. 63 ust. 1 p.z.p.). To samo tyczy się oświadczenia, o którym mówi art. 125 ust. 1, a także wniosku z art. 371 ust. 3 p.z.p. (wniosek o dopuszczenie do udziału w systemie kwalifikowania). By zachować formę elektroniczną, wystarczy złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 k.c.). Postać elektroniczna to tyle co postać pliku elektronicznego.
Jeżeli chodzi o postępowania bądź konkursy, których wartość jest niższa niż progi UE, ofertę oraz np. oświadczenie z art. 125 ust. 1 p.z.p. należy złożyć pod rygorem nieważności albo w formie elektronicznej, albo w postaci elektronicznej z podpisem osobistym bądź zaufanym (art. 63 ust. 2 p.z.p.).
By uniknąć wątpliwości, ustawodawca wyjaśnił, że gdy w art. 61–70 mowa o ofercie, zawsze chodzi także o ofertę wariantową, częściową, wstępną, dodatkową, a także podlegającą negocjacjom. Tym samym elektronizacja dotyczy każdego typu oferty.
Zapewnienie równych szans
Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 64 p.z.p., zamawiający powinien korzystać jedynie z takiego oprogramowania, formatów plików i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są m.in. ogólnie dostępne, a przy tym nie ograniczają zainteresowanym wykonawcom dostępu do przetargu albo konkursu. Dzięki takiemu wymogowi ustawowemu przedsiębiorcy, zwłaszcza ci dysponujący mniejszymi środkami, zyskują dodatkową gwarancję realnego dostępu do rynku zamówień publicznych. Podobna ratio legis stoi za art. 66 p.z.p. Wskazuje on, kiedy zamawiający może wymagać używania formatów plików, narzędzi bądź urządzeń, które nie są ogólnie dostępne. Nie chodzi tu o darmowość – powszechnie uznaje się za ogólnie dostępne np. formaty *.docx czy *.xlsx, które są generowane przez programy komercyjne.
Jeśli okazałoby się, że dany wykonawca nie mógł złożyć oferty ze względu na awarię techniczną po stronie zamawiającego (np. w jego serwerze), w grę może wchodzić unieważnienie postępowania (zob. wyrok KIO z 14 stycznia 2020 r., KIO 2603/19, wyrok z 7 marca 2019 r., KIO 217/19 oraz z 14 stycznia 2019 r., KIO 2671/18).
Gdy chodzi o zamówienia na roboty budowlane albo konkursy, art. 69 p.z.p. pozwala na wymaganie od oferentów, by sporządzili i zaprezentowali swe propozycje z wykorzystaniem narzędzi do elektronicznego modelowania danych budowlanych. Chodzi tu o tzw. BIM (ang. building information modeling). Zamawiający może wymagać korzystania z innego, podobnego software, które nie jest ogólnie dostępne. Powinien jednak zagwarantować stającym do przetargu albo konkursu możność skorzystania z alternatywnego środka dostępu do wspomnianego oprogramowania (art. 69 ust. 2 p.z.p.).
Zamawiający publiczny ma obowiązek zamieszczenia w ogłoszeniu, które rozpoczyna przetarg albo konkurs, informacji o środkach komunikacji elektronicznej, z których będzie korzystał. Powinien także zamieścić informacje o wymogach technicznych redagowania, wysyłki i odbioru korespondencji elektronicznej (art. 67 p.z.p.). Odpowiada to zasadzie jawności i przejrzystości procedur przetargowych.
