Elektroniczne faktury w zamówieniach publicznych doczekały się, przynajmniej de iure, należnego im miejsca. Są przejawem informatyzacji obrotu, z której korzyści dobrze zdajemy sobie sprawę (mniej wydruków i teczek z dokumentami to tylko jedna z zalet). Ponieważ bariera psychologiczna odejścia od zadrukowanego papieru z pieczęciami i podpisami pęka i to coraz szybciej, zapraszamy do zapoznania się z informacjami przydatnymi nie tylko wykonawcom.
Podstawowe informacje o elektronicznych faktury w zamówieniach publicznych
Uchwalona 9 listopada 2018 r. ustawa o fakturowaniu elektronicznym w zamówieniach publicznych (dalej: ustawa) normuje zasady przesyłania drogą elektroniczną m.in. elektronicznych faktur ustrukturyzowanych i innych dokumentów w formie elektronicznej, które są związane z realizacją zamówień publicznych (art. 1 ustawy). Ustawę stosuje się do przesyłania faktur między wykonawcami a zamawiającymi. Zwróć uwagę, że jej regulacje nie znajdą zastosowania do zamówień publicznych wskazanych w art. 12 ust. 2 oraz art. 13 ust. 1 pkt. 1-4 oraz pkt. 6 i 7 ustawy Prawo zamówień publicznych (broń, amunicja, sprawy obronności i wojskowe).
Verba legis
W zawierającym definicje legalne art. 2, czyli „słowniczku ustawowym”, prawodawca wskazał, że ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną w sensie przyjętym przez ustawę jest faktura, o której mowa w art. 2 pkt. 32 ustawy o podatku od towarów i usług, która spełnia również wymagania, pozwalające na przesyłanie jej za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (art. 2 ust. 4).
Ustawa w artykule 6 opisuje składniki ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Taka faktura zawiera dane wymagane przez normy prawne dotyczące podatku od towarów i usług oraz dane, które wskazują umowę w sprawie zamówienia publicznego oraz informacje o odbiorcy płatności. Art. 6 ustawy wskazuje też, że w elektronicznej fakturze ustrukturyzowanej mogą zostać zamieszczone również inne dane, jeśli okażą się niezbędne ze względu na charakter poszczególnych zamówień publicznych.
Prawo krajowe i prawo unijne
Wprowadzenie od polskiego prawa norm dotyczących fakturowania elektronicznego ma na celu zmniejszenie formalizmu przyjętego w gospodarce sposobu dokumentowania transakcji przez zrównanie rangi faktury elektronicznej z jej papierowym odpowiednikiem. Organy Unii Europejskiej starały się zachęcić przedsiębiorców do dokumentowania za pomocą faktur elektronicznych również przez wskazanie na oszczędności dużych kwot przeznaczanych wcześniej na pocztę lub kurierów (pkt. 8 preambuły do dyrektywy Rady 2010/45/UE z 13 VII 2010). Zwróć uwagę, że każde zmniejszenie kosztów przekłada się na zwiększenie konkurencyjności, a sama forma elektroniczna pozwala uniknąć obciążeń administracyjnych, związanych z fakturowaniem w formie papierowej.
Ogólną definicję na potrzeby prawa Unii Europejskiej, a pośrednio również porządków prawnych każdego z państw członkowskich, zawiera art. 217 dyrektywy 2006/112/WE. W myśl tego przepisu faktura elektroniczna to taka, która jest wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, a przy tym zawierającą informacje wskazane w dyrektywie 2006/112/WE. Ta sama dyrektywa w art. 219a wskazuje na prawo właściwe dla wystawiania faktur, tak papierowych jak i elektronicznych. W odniesieniu do transakcji opodatkowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (transakcji krajowych) zastosowanie znajdują przepisy polskie.
Technika w służbie człowieka
Jak zauważa J. Matarewicz, w obrocie brak jednolitych wzorców, określających sposób przesyłania faktur elektronicznych. Najprostsze rozwiązanie stosowane w praktyce przedsiębiorców polega na przesyłaniu faktur, które zapisano w jednym z referencyjnych formatów komputerowych na skrzynkę poczty elektronicznej obiorcy. Alternatywą, wymagającą większych nakładów i pracy jest tworzenie specjalnych portali internetowych, przy pomocy których odbiorca pobiera plik zawierający fakturę. Omawiana przez nas ustawa wprowadza narzędzie służące do efektywnej realizacji obowiązku elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych. Narzędziem tym jest Platforma Elektronicznego Fakturowania, która ma wspierać (czyli po prostu zapewniać ramy techniczne za pomocą serwerów itp.) proces przesyłania faktur elektronicznych.
Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych w szczegółach
Artykuł 4 w ust. 1 nakłada na zamawiającego obowiązek odbioru od wykonawcy faktur ustrukturyzowanych, które są przesyłane za pomocą platformy. Zwróć uwagę, że drugie zdanie tegoż ustępu wyłącza stosowanie w takich sytuacjach art. 106 n ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Ustęp ten warunkuje stosowanie faktur elektronicznych akceptacją takiej praktyki przez odbiorcę faktury. Wobec tego wyłączenie go w ustawie, o której tu piszemy, oznacza, że skuteczne przesyłanie ustandaryzowanych faktur elektronicznych nie jest zależne od zgody nabywcy. Aby uniknąć wątpliwości, jak sądzimy nie tylko po stronie administracji, ustawa stwierdza również expressis verbis, że na wykonawcy nie spoczywa obowiązek wysyłania faktur ustrukturyzowanych do zamawiającego z wykorzystaniem Platformy Elektronicznego Fakturowania.
Ustęp 3 art. 4 ustawy stanowi, że jeżeli mamy do czynienia za zamówieniami publicznymi, do których p.z.p. nie znajduje zastosowania, zamawiający jest uprawniony do wyłączenia stosowania faktur ustrukturyzowanych w dokumencie rozpoczynającym postępowanie (np. specyfikacji warunków zamówienia albo ogłoszeniu o zamówieniu).
Zauważ, że ustawa wprowadza obowiązek posiadania przez zamawiającego konta na platformie, które należy założyć przed spodziewanym terminem otrzymania pierwszej faktury elektronicznej (art. 5 ust. 1 i 2 ustawy). Korzystanie z platformy jest darmowe, a uwierzytelnienie użytkowników odbywa się w sposób wskazany w art. 20a ust. 1 lub 2 ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne.
Chcemy też podkreślić, że jeśli wykonawca wysyła faktury ustrukturyzowane, następuje to przy pomocy jego własnego konta znajdującego się na platformie. Jako wykonawca możesz również upoważnić inną osobę lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej do ich wysyłania. W sytuacji, gdy zdecydujesz się na udzielenie takiego upoważnienia, pamiętaj, by w treści faktury elektronicznej umieścić odpowiednią adnotację o osobie wykonawcy (art. 5 ust. 3 ustawy).
Czym jest ustrukturyzowana faktura elektroniczna?
Faktura jako taka to podstawowy dokument księgowy, określony w art. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Definicja legalna wskazuje, że faktura to dokument w formie papierowej lub formie elektronicznej, który zawiera dane wymagana ustawą o PTU i rozporządzeniami wykonawczymi do tejże. Faktura elektroniczna zaś to taka, która jest sporządzona w formie elektronicznej, a przy tym zarówno wystawiona jak i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Celem jest istnienia jest przeprowadzania rozliczeń między kontrahentami (aspekt rozrachunkowy, związany z prawem zobowiązań) i ustalanie zobowiązań podatkowych powstających w obrocie gospodarczym.
Informatyzacja od kuchni
Interesująca nas tu w związku z p.z.p. i ustawą faktura elektroniczna ustrukturyzowana składa się z danych ujęty w ustaloną formę, w myśl norm europejskich wskazanych w ustawie. Wystawiona w taki sposób faktura zawiera dane przewidziane przez ustawę o PT,U a oprócz tego informacje o odbiorcy płatności oraz wskazanie umowy zawartej w ramach realizacji zamówienia publicznego.
Jak pisze Michał Tabor, norma europejska, do której odsyła ustawa jest określona w decyzji wykonawczej Komisji UE z 16 X 2017 r., 2017/1870. Składają się na nią dwa dokumenty normalizacyjne. Pierwszych z nich to norma EN 16931: 2017 o semantycznym modelu danych podstawowych elementów faktury elektronicznej. Drugi dokument to CEN/TS 16931-2:2017 stanowiący wykaz syntaktyk, które spełniają wyżej nadmienioną normę europejską.
Prawo zamówień publicznych on-line
Wysyłka faktur ustrukturyzowanych odbywa się za pomocą sieci OpenPeppol, do której dostęp mają również wykonawcy zamówień publicznych. Dostęp umożliwiają dostawcy certyfikowani, którzy tworzą punkt dostępu – access points. Punkty te pozwalają na wymianę faktur elektronicznych między jakąkolwiek parą podmiotów zarejestrowanych w sieci Peppol. Każdy z access points zapewnia zgodność przesyłanych dokumentów z normami europejskimi dotyczącymi elektronicznego fakturowania.
Sam OpenPeppol jest organizacją non-profit, stworzoną by zapewnić europejskim przedsiębiorcom środek komunikacji elektronicznej z instytucjami rządowymi krajów UE w zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych. Członkami tej organizacji są instytucje publiczne (rządowe w szerokim sensie, government institutions) oraz podmioty prywatne. Polska należy do sieci od roku 2016, zaś funkcje krajowej jednostki zarządzającej czyli Peppol Authority wykonuje minister właściwy do spraw gospodarki. OpenPeppol promuje jednolite technologicznie standardy wymiany dokumentów drogą elektroniczną zarówno w tzw. procesach pre-award (przed uzyskaniem zamówienia) oraz po jego uzyskaniu (post-award).
Papier do archiwum, dyski w miejsce kartek
Anna Serpina-Forkasiewicz pisze, że jeszcze w roku 2016 spotykała się z opiniami przedstawicieli samorządu, administracji rządowej, sądów, szpitali czy prokuratur, które określić można krótko zdaniem „zamówień publicznych nie da się prowadzić elektronicznie”. Zdaje się zatem, że wprowadzanie zmian w prawie jest pozbawione sensu – ad impossibilia nemo obligatur. Wkrótce nastąpiła zmiana, tym bardziej że w kwietniu 2018 wprowadzono obowiązek przesyłania JEDZ w formie elektronicznej. Stało się jasne, że „krok wstecz” już nie jest możliwy, chociaż udało się przesunąć datę obowiązkowej elektronizacji postępowań krajowych na Nowy Rok 2021 r. Znikają co prawda szacowne i z dawna uznane ceremonie takie jak oficjalne otwieranie kopert z ofertami, lecz nie sądzimy, by mogła nastąpić rzeczywista strata czy to dla oferentów czy to dla decydentów. Zachęcamy zatem do realistycznego optymizmu i korzystania z nowy narzędzi, nie tylko prawnych.
