Planowanie zamówień publicznych uregulowano w art. 23 p.z.p. W stosunku do analogicznego art. 13a ustawy z 2004 r. Interesującym novum jest obowiązek publikacji planu w BZP i na stronie www. Ma to służyć wykonawcom, pozwalając na wczesne zapoznanie się z terminami poszczególnych postępowań. Wobec znaczenia rynku zamówień publicznych, warto poświęcić nieco uwagi nowym unormowaniom, tym bardziej że podobne rozwiązania funkcjonują w pozostałych krajach UE.
Spis treści:
Plany w nowym prawie
Kto jest zobowiązany do opublikowania planu?
Wartość orientacyjna, wartość szacunkowa
Dawne i nowe progi
Przepisy bez konsekwencji
Prawo i prakseologia
Terminy i rubryki
Nowa ustawa i planowanie zamówień publicznych. Kto sporządza i publikuje plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych?
Problematykę planu postępowań nowe p.z.p. ujmuje w ramach rozdziału 3, zajmującego się również polityką zakupową państwa i strategią zarządzania (art. 21 i 22). Polityka zakupowa określa priorytetowe działania władz polskich na polu zamówień publicznych, wskazując przy tym na oczekiwany kierunek działań zamawiających, a zwłaszcza zakup produktów i usług cechujących się innowacyjnością i zrównoważonym charakterem (art. 21). Priorytety polityki zakupowej mające charakter tzw. „prawa miękkiego” (soft law) mają być realizowane przez planowanie, dzięki czemu nastąpi urzeczywistnienie wizji tzw. przedsiębiorczego państwa. Jak wskazuje się w doktrynie zamówienia publiczne można zatem traktować np. jako sposób realizacji strategii przemysłowej, obniżenia zasobochłonności czy zmniejszenia szkodliwości dla otoczenia. Pośrednio determinuje to również kształt preferowanych ofert (odejście od kryterium najniższej ceny i oszczędności krótkoterminowych).
Kto go sporządza i publikuje?
Nowe Prawo zamówień publicznych zobowiązuje do sporządzania planów postępowań o udzielenie zamówień, jakie mają być przeprowadzone w danym roku finansowym kilka rodzajów podmiotów. Są to zamawiający wskazani w art. 4 pkt. 1 i 2 ustawy, czyli jednostki należące do sektora finansów publicznych, inne państwowe jednostki organizacyjne nie będące osobami prawnymi oraz związki tychże podmiotów prawa publicznego. Sporządzone plany są obligatoryjnie publikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego. Taki sposób publikacji eliminuje wciąż nie tak rzadkie archaiczne rozwiązania, pozwalając na rzeczywiste i swobodne zapoznanie się z planem przez wszystkich zainteresowanych, zarówno wykonawców, jak i inne osoby np. z organizacji pozarządowych.
Plany postępowań mogą również sporządzać inne podmioty, dobrowolnie. Również one mogą te planu publikować w Biuletynie.
Należy zauważyć, że czym innym jest obowiązek sporządzania planów postępowań, a czym innym jest możliwość zamieszczania wstępnych ogłoszeń informacyjnych. Ogłoszenia te dotyczą planowanych w terminie kolejnych 12 miesięcy zamówień lub umów ramowych (zob. art. 89 p.z.p. 2020). Mamy tu do czynienia z fakultatywnym przekazywaniem do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej bądź publikowania przez zamawiającego na jego witrynie internetowej informacji dotyczących planowanych zamówień, których wartość przekracza progi unijne.
Do kiedy należy przygotować plan zamówień publicznych i jak ująć poszczególne zamówienia? Sporządź wzór na 2021 rok
Zgodnie z ust. 1 art. 23 p.z.p. zamawiający wskazani w art. 4 pkt. 1 i 2 oraz ich związki przygotowują plan postępowań w terminie 30 dni od dnia przyjęcia przez uprawniony organ planu finansowego lub budżetu. Plan obejmujący mające być przeprowadzone postępowania jest uszczegółowieniem wydatków, które są określone w budżetach albo w planach finansowych, w podziale na zamówienia poniżej progów UE oraz o wartości powyżej lub równej tym progom. Zamówienia o dużej wartości (ponad progiem) zwykle są ujęte jako odrębne pozycje w planie finansowym lub budżecie zamawiającego. W takim wypadku, w planie postępowań ujmuje się taką pozycję uzupełniwszy ją o dane wskazane w ust. 3 art. 23 Prawa zamówień publicznych.
Jak wskazuje się w doktrynie, gdy mamy do czynienia z zamówieniami nieujętymi jako odrębne pozycje budżetowe, należy wskazać w planie całość postępowań, które składają się na daną pozycję budżetową. Jeśli zamawiający planuje udzielenie zamówienia podzielonego na części, każda z „cząstek” będzie traktowana w planie oddzielnie. W konsekwencji należy podać informacje wskazane w ust.3 art. 23 w odniesieniu do każdego z tych wyodrębnionych zamówień.
Wzór
Nowe Prawo zamówień publicznych zawiera delegację ustawową do ustalenia wzoru omawianego przez nas planu postępowań (art. 23 ust. 6). W stosunku do ustawy z 2004 r. jest to rozwiązanie nowe, które ma wyeliminować nie tyle dowolność, co przede wszystkim niestaranność lub nieumiejętność, prowadzące do braku walorów informacyjnych i aktualności danych umieszczanych w planach do r. 2021. Rozporządzenie może okazać się pomocne i wielu wypadkach rozwiać rozmaite wątpliwości zamawiających (często wynikające z obaw przed wytykami kontrolerów itp.).
Poza samym rozporządzeniem, mającym ze swej natury charakter aktu technicznego, podstawowe składniki planu określa już sam art. 23. Są to przede wszystkim:
• określenie przedmiotu zamówienia,
• podanie rodzaju zamówienia, a to wedle podziału na dostawy, usługi lub roboty budowlane,
• przewidziany tryb udzielenia zamówienia (lub analogiczna procedura),
• szacunkowa wartość zamówienia,
• przewidywany miesiąc lub kwartał rozpoczęcia procedury o udzielenie zamówienia.
Powyższy katalog danych nie jest zamknięty. Możliwe jest umieszczanie w planie także dalszych informacji.
Przedmiot i rodzaj zamówienia należy określić konkretnie (ustawa celowo nie używa tu przydawek „przewidywany” czy „orientacyjny”). Pozwala to na zorientowanie się zainteresowanych wykonawców, czy są w stanie podjąć się planowanych zamówień i czy ma to sens ekonomiczny. Wspomniane wyżej rozporządzenie wraz ze stanowiącym załącznik doń wzorem planu wydał 18 grudnia 2020 r. Minister rozwoju, pracy i technologii (Dz. U. 2020. 2362). Sam wzór obejmuje tabelę wraz z prostą instrukcją jej wypełniania. Takie uregulowanie ma prowadzić do zmniejszenia zasięgu i skutków tzw. wąskiej perspektywy w planowaniu zamówień, zastępując ją ujęciem szerszym o cechach strategii.
Orientacyjna wartość zamówienia a plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych
Należy zwrócić uwagę na to, że czym innym jest wartość orientacyjna z art. 23, a czym innym wartość szacunkowa, ustalana w myśl art. 28 p.z.p. nie wcześniej niż trzy miesiące przed rozpoczęciem postępowania (odnośnie robót budowlanych – sześć miesięcy). Jeśli zamówienie stanowi odrębną pozycję w budżecie, wartość orientacyjna może odpowiadać wartości wskazanej tamże. Jeżeli tak nie jest, pojawia się konieczność wstępnego określenia jego wartości. Warto pamiętać, że przy ustalaniu wartości szacunkowej według art. 28 p.z.p podmiot prowadzący postępowanie nie jest obowiązany do brania pod uwagę, a tym bardziej do kierowania się wartością orientacyjną z planu.
Krajowa Izba Odwoławcza na gruncie p.z.p. z r. 2004, zaznaczyła, że plany ani nie są de iure związane z procedurą szacowania wartości zamówień ani nie mogą stać się jej surogatem. Plany mogą przedstawiać wartości orientacyjne obliczone z wykorzystaniem sposobu i terminu ich ustalenia wskazanego w p.z.p., jednak nie mamy tu do czynienia z realizacją ex ante obowiązku oszacowania. Szacowanie w myśl regulacji p.z.p. jest odrębną czynnością zamawiającego (post. KIO z 24 X. 2019 r., KIO 2097/18).
Zamówienia o wartości poniżej 130 000 złotych (do 30000 euro w dawnych przepisach)
Jeśli mamy do czynienia za zamówieniem publicznym o wartości poniżej progu 130 000 złotych, mogą pojawić się wątpliwości co do obowiązku umieszczenia go w planie. Mimo opracowania ustawy na nowo, prawodawca znów nie rozstrzygnął expressis verbis czy zamówienia poniżej progu (w p.z.p. z 2004 było to 30 000 euro) należy umieścić w planie czy jest to jedynie możliwość. Można stwierdzić, że udzielanie zamówień tego rodzaju nie mieści się w definicji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przewidzianej w art. 7 ust. 18 ustawy.
W doktrynie pojawiają się wypowiedzi, że plan nie obejmuje zamówień poniżej 130 000 zł, a aktualność zachowuje opinia Urzędu Zamówień Publicznych, zaznaczająca, że brak obowiązku (zatem nie zakaz) uwzględniania w planach zamówień „podprogowych” oraz zamówień, które nie są udzielane w oparciu o p.z.p. To drugie spostrzeżenia Urzędu wynika ze słów przepisu: mowa tam o planach postępowań o udzielenie zamówień, nie o planach zamówień publicznych.
Lex imperfecta czyli soft law w p.z.p.
Niezależnie od szczegółowych wymogów i wzorów, Prawo zamówień publicznych nie wprowadza jakichkolwiek sankcji w razie udzielenia zamówienia niezgodnie z planem. Pewnym mankamentem jest brak regulacji precyzujących charakter planów. Można wobec tego przyjąć, że plany przewidziane w art. 23 mają charakter li tylko informacyjny, zaś ich celem jest przede wszystkim ułatwienie racjonalnego i gospodarnego udzielania zamówień. By zapewnić możliwość adaptacji do zmiennych warunków gospodarczych i potrzeb bieżącej administracji (vide COVID-19), ustawodawca nie wprowadził zakazu udzielania zamówień dodatkowych, nieprzewidzianych w planie. Uniknięto w ten sposób również konstruowana niewiele wnoszącej procedury korygowania planu, poprzestając na stwierdzeniu, że zamawiający winien zapewnić aktualność planu postępowań. Odpowiednie zmiany umieszcza się w BZP oraz na stronie internetowej udzielającego zamówienia (art. 23 ust. 4).
W oparciu o treść p.z.p. trudno mówić o roszczeniu wykonawcy o udzielenie zamówienia umieszczonego w planie, z którego realizacji podmiot publiczny zrezygnował (brak tu swoistej culpa in contrahendo). Inną kwestią jest odpowiedzialność przewidziana w prawie cywilnym, jednak ma ona odrębne podstawy, zależne od okoliczności danej sprawy. W poszczególnych sytuacjach możemy mieć do czynienia z aktualizacją odpowiedzialności ex contractu, ale również ex delicto lub z bezpodstawnym wzbogaceniem.
Kończąc artykuł, należy dodać, że również podmioty, na które ustawa nie nakłada obowiązku sporządzania planów, mają możliwość ich przygotowania. W takiej sytuacji dobra praktyka administracyjna wymaga, by stosować przepis art. 23 w całości. Jest to pewne minimum, zapewniające przejrzystość i jednolitość na rynku zamówień publicznych, W oparciu o przygotowane lege artis plany zamawiających, oraz mając na uwadze specjalistyczną wiedzę łatwiej przygotować plan rozwoju swojego przedsiębiorstwa.
Jesteśmy kancelarią prawniczą specjalizującą się w prawie budowlanym. Nasz prawnik oferuje usługi konsultacyjne, które pomogą Ci w prowadzeniu projektów budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszego doświadczenia i wiedzy.
