rozwiązanie prawne
Elektronizacja zamówień publicznych we wszelkich postępowaniach dotyczących udzielenia zamówień publicznych, zgodnie z dyrektywami UE, musi być prowadzona od dnia 18 października 2018 roku. Dotyczy to postępowań o udzielenie zamówień, których wartość jest równa bądź niższa niż wymagane progi unijne. Poznaj praktyczne zastosowanie tego sformułowania i niezbędne szczegóły z nim związane.
Co oznacza termin elektronizacja zamówień publicznych i od kiedy obowiązuje?
Elektronizacja zamówień publicznych, zgodnie z artykułem 10a ust. 1 Prawa zamówień publicznych (Pzp), wiąże się z koniecznością komunikacji między zamawiającym a wykonawcami za pomocą wszelkich środków komunikacji elektronicznej. Wiąże się to w szczególności z czynnościami takimi jak składanie ofert/wniosków w sprawie dopuszczenia do udziału w postępowaniach (w tym JEDZ). Pomimo tego, że już od pewnego czasu obowiązują dane przepisy, wciąż stanowią one źródło problemów zarówno po stronie wykonawcy, jak i zamawiającego.
Od kiedy obowiązuje elektronizacja zamówień publicznych?
18 października 2018 roku podpisana została wprowadzona konieczność elektronicznej komunikacji w przypadku postępowań o wartości równej bądź wyższej niż wartości unijne. Zamawiających centralnie ta forma komunikacji obowiązuje już od 18 kwietnia 2017 roku. Komunikacja za pomocą środków elektronicznych w zamówieniach krajowych przełożona została na 1 stycznia 2021 roku, co wiąże się z wejściem w życie nowych przepisów w Prawie zamówień publicznych.
Problemy związane z elektronizacją zamówień publicznych
Wątpliwości, z jakimi borykają się strony po wprowadzeniu elektronizacji zamówień publicznych, wiążą się z trudnościami w sporządzaniu elektronicznych dokumentów (razem z kopią) i podpisów elektronicznych. Problemy spotykane są również w otwieraniu poszczególnych ofert elektronicznych, korzystaniu z miniPortalu lub innych platform umożliwiających wymianę dokumentów związanych z postępowaniem.
Serwis miniPortal
Platforma miniPortal jest ogólnopolskim serwisem stworzonym w celu komunikacji elektronicznej dotyczącej postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. Cała platforma jest bezpłatna i znacząco ułatwia komunikację pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Pozwala ona wysyłać zaszyfrowane oferty, zabezpieczając je przed przedwczesnym otwarciem.
Platforma e-Zamówienia
Projektem realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 jest platforma E-zamówienia. Założeniem całego przedsięwzięcia jest zbudowanie nowoczesnego serwisu skracającego czas zbędnych czynności podejmowanych w ramach postępowania o udzielanie zamówień publicznych. Platforma ma być zgodna z nowelizacją przepisów Prawa zamówień publicznych, a realizacja całego Projekt przewidziana jest na lata 2019-2022. Źródłami finansowania serwisu są budżet państwa i środki Unii Europejskiej z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa.
Pełna elektronizacja zamówień publicznych w praktyce
W przedstawionej definicji elektronizacji zamówień publicznych nie skonkretyzowano jednak samych form elektronicznych, które stanowią fundamentalny element tego terminu. Aby je poznać, w Prawie zamówień publicznych (art. 2 pkt 17) znajduje się odnośnik do definicji środków komunikacji elektronicznej, przedstawionej w ustawie z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Za formy elektroniczne Pzp uznaje wszelkie techniczne rozwiązania, urządzenia teleinformatyczne, a także narzędzia współpracujące z nimi, które pozwalają na bezpośrednie porozumiewanie się na odległość. Komunikacja taka wymaga użycia transmisji danych między systemami, ze szczególnym naciskiem na pocztę elektroniczną. W związku z tym kontakt mailowy jest najlepszą formą realizacji tego obowiązku. Wymogi definicji środków komunikacji elektronicznej spełniają również urządzenia służące do przesyłania faksów.
Podpis elektroniczny
W przypadku wniosków JEDZ, a także tych dotyczących dopuszczenia do udziału w postępowaniu, obarczone są dodatkowymi wymogami technicznymi w postaci kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zgodnie z artykułem 10a ust. 5 Pzp. Podpis elektroniczny, zgodnie z definicją, jest zbiorem wszelkich środków technicznych, prawnych i organizacyjnych zapewniających autentyczność razem ze skutkami prawnymi dokumentów elektronicznych. Technicznie podpis elektroniczny dzieli się na wewnętrzny i zewnętrzny. Pierwszy z nich zawarty jest wewnątrz danego pliku, co można sprawdzić w specjalnym panelu. Podpis elektroniczny zewnętrzny, umieszczony jest w oddzielnym pliku niż dokument podpisywany, generowany w tym samym folderze co dane pismo.
Dodatkowe wymagania
Zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. istnieje szereg wymagań, które muszą spełnić dokumenty elektroniczne wykorzystywane w przypadku wniosków o dopuszczenie w postępowaniu bądź JEDZ. Przede wszystkim dokumenty te muszą umożliwić identyfikację podmiotów przekazujących, jak również pomiar dokładnej dat i godziny przekazania dokumentów. Treść pism obarczona podpisem elektronicznym musi być obarczona ochroną przed przedwczesnym otwarciem. Co więcej, ww. dokumenty elektroniczne muszą posiadać możliwość ustalania bądź zmiany terminów złożenia oraz otwarcia wyłącznie uprawnionym do tego osobom. Pisma muszą również umożliwiać wykrycia naruszenia jakiegokolwiek z ww. wymogów, co stanowi fundament bezpiecznej komunikacji elektronicznej.
Pełna elektronizacja zamówień publicznych
Obowiązek posługiwania się środkami komunikacji elektronicznej w zamówieniach publicznych powyżej progów unijnych obowiązuje już od 18 października 2018 roku. W przypadku zamówień poniżej ww. progów, stanowiących 18% wszystkich przetargów, nie ma jeszcze takiego obowiązku. Historyczny moment przejścia zamówień z ery analogowej do cyfrowej nastąpi wraz z uruchomieniem specjalnie przystosowanej do tego Platformy e-Zamówienia, spełniającej wszelkie wymogi nowych przepisów.
Elektronizacja zamówień publicznych poniżej progów unijnych
W dniu 1 stycznia 2020 roku przesunięciu uległ obowiązek pełnej elektronizacji zamówień, których wartość znajduje się poniżej progów unijnych, na termin 1 stycznia 2021. Uzasadnienie ustawodawcy w tej kwestii opierało się na braku narzędzi, które umożliwiałoby zautomatyzowany proces zamówienia publicznego, problemy wynikające z pełną elektronizacją zamówień publicznych. Ponadto podkreślony został w tym przypadku brak przygotowania mniejszych zamawiających do używania wyłącznie środków komunikacji elektronicznej
Elektronizacja zamówień publicznych jest z pewnością przełomowym wydarzeniem, jeżeli chodzi o regulacje Prawa zamówień publicznych. Niesie za sobą szereg konsekwencji, pozytywnie korelujących z unowocześnieniem wszelkich działań. Przyszłe uruchomienie platformy e-Zamówienia również zrewolucjonizuje postępowania o udzielenie zamówień publicznych, jak również skróci czas przeznaczany na wykonywanie zbędnych czynności.
