Każdorazowo chcąc załatwić sprawę w urzędzie należy wskazać wszystkie strony postępowania. Organowi należy podać imiona i nazwiska wszystkich osób oraz ich miejsce zamieszkania. Poniżej omówiono sytuację gdy nie jest znane miejsce pobytu wszystkich stron postępowania.
Wniosek do zbiorów meldunkowych
Jeżeli znamy imiona i nazwiska osób będących stroną a nie znamy miejsca ich zamieszkania to należy w pierwszej kolejności wystąpić do właściwych zbiorów meldunkowych. Na terenie miasta taki zbiór prowadzi wydział spraw obywatelskich właściwego urzędu miejskiego. Należy złożyć tam wniosek o podanie aktualnego adresu zameldowania osoby poszukiwanej. We wniosku należy podać imię i nazwisko takiej osoby, numer pesel, ostatni znany adres zameldowania – najlepiej jak najwięcej danych. Samo imię i nazwisko z reguły nie będzie wystarczające dla uzyskania poszukiwanych danych bowiem z reguły w danej miejscowości przebywa wiele osób o takim samym imieniu i nazwisku.
Wniosek do centralnych baz meldunkowych
Jeżeli uzyska się odpowiedź, że w danym mieście poszukiwana osoba nie ma adresu zameldowania to należy wystąpić do centralnych baz meldunkowych. Bazę taką prowadzi Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Departamencie Spraw Obywatelskich.
Wniosek składany do ministerstwa powinien zawierać jak najwięcej danych o osobie poszukiwanej. Opłata od wniosku wynosi 30zł i uiszcza się ją na konto urzędu. We wniosku należy wykazać swój interes prawny w uzyskaniu danych meldunkowych. Departament udziela informacji o zameldowaniu czasowym i stałym oraz o numerze pesel.
Ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej
Pozytywna odpowiedź na złożony wniosek kończy poszukiwania osoby będącej stroną. Może jednak być tak, że i z urzędu miejskiego i z MSWiA otrzyma się informację, że dana osoba nie ma żadnego adresu zameldowania. Wówczas konieczne jest wszczęcie odpowiedniej procedury sądowej w celu ustanowienia kuratora dla osoby nieobecnej. Podstawę prawną daje art. 34 k.p.a. Sąd powszechny po przeprowadzonym postępowaniu ustanawia kuratora, który działa za stronę w postępowaniu administracyjnym.
Ustalenie następców prawnych
Jeszcze inna sytuacja zachodzi gdy osoba będąca stroną zmarła. Wówczas należy podjąć wszelkie czynności zmierzające do ustalenia jej następców prawnych. W takiej sytuacji w pierwszej kolejności należy uzyskać odpis aktu zgonu bądź prawomocne postanowienie o uznaniu danej osoby za zmarłą. Następnie należy wystąpić do sądu powszechnego z pytaniem czy po danej zmarłej osobie przeprowadzone zostało postępowanie spadkowe. Jeżeli takie postępowanie było przeprowadzone to w miejsce dotychczasowej strony w postępowaniu administracyjnym wstępują jej następcy prawni.
Do czasu ustalenia miejsca pobytu strony bądź ustalenia jej następców prawnych postępowanie administracyjne będzie zawieszone. Zawieszenie nastąpi też na czas prowadzenia procesu o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej. Należy przy tym podkreślić, że kurator nie będzie ustanowiony dla osoby w stosunku do której zachodzi choćby mała obawa, że zmarła (np. możliwość taka wynika to z jej daty urodzenia).
