Zamównienie publiczne – krok po kroku

W poniższym artykule przedstawiliśmy całą procedurę jaką należy przebyć w celu uzyskania zamówienia publicznego.

Wyszukanie przetargu

Wszystkie ogłoszenia o udzielenie zamówienia publicznego są publikowane. Jest to wymóg ustawowy (art. 11 ustawy prawo zamówień publicznych). Przetargi dotyczące dostaw i usług od kwoty 14.000 Euro do 130.000 lub 200.000 Euro lub 5.000 000 Euro dla robót budowlanych publikuje się w biuletynie zamówień publicznych. Przetargi przekraczające kwoty 130.000 lub 200.000 lub 5.000 000 Euro publikowane są w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Biuletyn i Dziennik Urzędowy to obowiązkowe miejsca publikacji. Zwyczajowo ogłoszenia znajdują się również na stronach internetowych organizatorów i w miejscach ich siedzib. Ogłoszenia z biuletynu są dostępne na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych. Natomiast ogłoszenia z Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej są dostępne na stronie Suplement do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej

Rodzaj zamówienia w ogłoszeniu opisany jest kodem ze słownika zamówień CPV. Jest to wspólny kod dla wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Wyszukiwarka kodów CPV znajduje się na stronie Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej. Wyszukiwarka ta pozwala odnaleźć kod usługi, której dotyczy ogłoszenie. Możliwe jest zapisanie się na subskrypcję wybranych ogłoszeń, na przykład z branży robót budowlanych . Po zapisaniu się wykonawca otrzymuje na skrzynkę email interesujące go ogłoszenia.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Informacje dotyczące udziału w postępowaniu, oferty oraz warunki realizacji zamówienia umieszczone są w ogłoszeniu oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Specyfikacja publikowana jest na stronie internetowej wskazanej w ogłoszeniu. Możliwe jest uzyskanie wydrukowanej wersji SIWZ. Aby uzyskać ten dokument wykonawca musi zwrócić się z wnioskiem do zamawiającego. Koszt wydrukowanej SIWZ zwyczajowo podawany jest w ogłoszeniu.

Wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji

Pierwszą czynnością jaką powinien przeprowadzić wykonawca jest dokładna analiza specyfikacji i ogłoszenia. Jeżeli treść specyfikacji budzi wątpliwości wykonawcy to może on złożyć wniosek do zamawiającego o udzielenie wyjaśnień. Wynika to z art. 38 ustawy prawo zamówień publicznych. Zamawiający ma obowiązek wyjaśnić treść specyfikacji jeżeli wniosek wpłynął do niego do upływu połowy wyznaczonego terminu do składania ofert. Jest to termin ostateczny. Nawet jeżeli zamawiający później przedłuży termin do składania ofert to nie przesuwa to terminu do złożenia wniosków o wyjaśnienie specyfikacji. Jeżeli wykonawca złoży wniosek o wyjaśnienie zbyt późno to nie otrzyma odpowiedzi na swoje pytanie.

Zamawiający zobowiązany jest udzielić odpowiedzi wykonawcy niezwłocznie. Termin „niezwłocznie„ oznacza najbliższy możliwy termin w rozsądnym toku czynności. Dodatkowo odpowiedź musi być udzielona nie później niż:

• „na 6 dni przed upływem terminu składania ofert;
• na 4 dni przed upływem terminu składania ofert, jeżeli postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem i zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia;
• na 2 dni przed upływem terminu składania ofert jeżeli postępowanie dotyczy wartości poniżej progów unijnych;”

Treść pytań i udzielonych odpowiedzi zamawiający wysyła wszystkim wykonawcom którym przekazał specyfikację.

Wykonawca nie otrzyma odpowiedzi na pytanie jeżeli :

• „wniosek o wyjaśnienie wpłynął do zamawiającego po upływie terminów;
• pytanie dotyczy zagadnień, które zostały już przez zamawiającego omówione w odpowiedzi na wcześniejsze pytanie.”

Wykonawca nie ma obowiązku wystąpienia o udzielenia wyjaśnienia treści specyfikacji. Jest to jego szczególne uprawnienie. Zaleca się by wykonawcy każdorazowo składali zapytanie w przypadku istnienia niejasności treści SIWZ. Składanie takich pytań może bowiem uchronić wykonawcę od błędów w formułowaniu oferty a nie łączy się dla niego z żadnymi negatywnymi konsekwencjami ( wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14.10.2011r. sygn. akt KIO 2093/11).

Wyjaśnienie treści ogłoszenia

Dla wykonawcy zamierzającego złożyć ofertę w przetargu bardzo ważne jest by dokładnie rozumiał on treść ogłoszenia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz projektu umowy stanowiącej element specyfikacji.  Co do treści ogłoszenia, to bardzo często jest tak, że zamawiający wyraźnie zastrzega brak możliwości udzielania wyjaśnień i interpretowania tego dokumentu. Jest to dopuszczalne i zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych. Jeżeli zamawiający nie umieści takiego zastrzeżenia, to wykonawca powinien występować o interpretację treści ogłoszenia.

Czasami zdarza się, że na skutek zapytań wykonawców zamawiający modyfikują treść ogłoszenia. Następuje to wówczas, gdy treść zapytania uzmysławia zamawiającemu, że popełnił błąd co do procedury przetargowej. Zmiany ogłoszeń publikowane są w publikatorach: Biuletynie Zamówień Publicznych oraz w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Ponadto zmiany takie publikowane są na stronach internetowych zamawiającego, w jego siedzibie czy w miejscach publicznie dostępnych. Przygotowując ofertę wykonawca powinien więc zawsze sprawdzić czy zmawiający nie dokonał zmiany ogłoszenia.

Wyjaśnienie treści projektu umowy

Szczególną uwagę wykonawca powinien zwrócić na treść zapisów projektu umowy. Projekt taki znajduje się w specyfikacji. Umowa jako część SIWZ podlega wyjaśnieniom i ewentualnym zmianom. Najlepiej by analizę projektu umowy dokonał prawnik wynajęty przez wykonawcę. Jest to bardzo ważne. Samo zdobycie zamówienia jest to sukces, ale zapisy umowy mają największy wpływ dla wyniku finansowego wykonawcy. Wykonawca powinien przeanalizować w szczególności terminy umowne, obowiązki stron – bowiem te zapisy głównie decydują o wzajemnej współpracy.

Odwołanie od zapisów specyfikacji lub ogłoszenia

Jeżeli wykonawca uzna, że zapisy specyfikacji lub ogłoszenia naruszają zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji bądź są sprzeczne z przepisami prawa, to może złożyć odwołanie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (KIO). Odpis odwołania wykonawca powinien przesłać także do zamawiającego. Wniesienie odwołania wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty. Jej wysokość wynosi od 7500zł do 20 000zł. Potwierdzenie uiszczenia opłaty powinno być dołączone do odwołania. Jeżeli tak nie jest to KIO wezwie wykonawcę do uzupełnienia braku formalnego w ciągu trzech dni.

Odwołanie może być cofnięte przed rozprawą przez wykonawcę. Wówczas zwracane jest 90% wpisu od odwołania. Jeżeli zmawiający uwzględni odwołanie przed rozprawą to cały wpis zwracany jest wykonawcy. Wykonawca odzyskuje wpis także w sytuacji gdy wygra postępowanie przed KIO. W razie negatywnego wyniku sprawy dla wykonawcy traci on wpis i dodatkowo musi ponosić koszty ewentualnego zastępstwa procesowego zamawiającego.

W razie wygrania sprawy przed KIO zapisy ogłoszenia i specyfikacji muszą być zmienione. Jeżeli zapisy specyfikacji i ogłoszenia nie będą zmienione to wykonawca musi się ściśle stosować do ich treści.

Wadium

Jednym z warunków udziału w przetargu może być wpłacenie wadium. Wadium może być płacone w pieniądzu bądź w postaci gwarancji wadialnej (bezgotówkowo). Gwarancja wadialna to dokument wystawiany przez banki, gwarantujący wypłatę środków odpowiadający wysokości wadium. Banki z reguły posiadają własne wzory takich dokumentów. Wykonawca musi jednak zwrócić uwagę na to czy w treści specyfikacji nie określono warunków dotyczących brzmienia gwarancji. Jest to bardzo ważne bowiem wadliwego dokumentu wadium nie można uzupełnić. Wykonawca składający wadliwy dokument podlega więc wykluczeniu z postępowania. Wykonawca po otrzymaniu gwarancji wadialnej z banku powinien więc sprawdzić przede wszystkim: nazwę zamawiającego i wykonawcy, nazwę postępowania, kwotę wadium, termin obowiązywania gwarancji oraz warunki wypłaty wadium.

Termin gwarancji wadialnej powinien obejmować okres równy czasowi związania ofertą. Warto uzyskać wadium dłuższe, na wypadek gdyby zamawiający przesunął termin składania ofert, co często się zdarza.

Wykonawca może być zobowiązany do złożenia szeregu dokumentów finansowych. Najczęściej są to:

• „opinia z banku;
• sprawozdanie finansowe;
• polisa OC;”

Zamawiający niekiedy w specyfikacji wymaga opinii z banku na temat zdolności finansowej wykonawcy. Chodzi tu o cenę zdolności kredytowej lub informację o posiadanych środkach. O taki dokument wykonawca powinien się zwrócić do banku prowadzącego jego rachunek. Możliwe jest wystąpienie do kilku banków. Dane o zdolności kredytowej nie powinny być sumowane. Wykonawca posiadający opinię o zdolności kredytowej z kilku banków powinien wziąć pod uwagę najwyższą z nich. Jedynie wyjątkowo informacje co do zdolności kredytowej są sumowane.

Sprawozdanie finansowe składa wykonawca który jest zobowiązany do sporządzania takiego dokumentu. Dokument ten składa się w całości lub w części określonej przez zamawiającego. Do sprawozdania dołącza się opinie biegłego rewidenta o ile wykonawca ma obowiązek opracowania takiej opinii. Jeżeli wykonawca nie sporządza sprawozdania finansowego to ten dokument może być zastąpiony przez PIT. Potwierdza to orzecznictwo KIO (np. wyrok Sądu Okręgowego we Wrocławiu z 27 kwietnia 2006r. sygn. akt XGA 88/06.)

Sprawozdania finansowego nie może natomiast zastąpić oświadczenie wykonawcy. Dokumenty finansowe składa się za ostatni rok poprzedzający złożenie oferty. Jeżeli oferta jest składana na początku roku i wykonawca nie dysponuje jeszcze sprawozdaniem finansowym bądź PIT-em za ostatni rok obrotowy, może przedstawić dokument z roku poprzedniego.

Jeżeli zamawiający wymaga dołączenia polisy OC to trzeba ją przedłożyć wraz z ofertą. Wykonawca musi sprawdzić czy warunki polisy są zgodne z treścią specyfikacji. Ważne jest by polisa dołączona do oferty była opłacona. Wykonawca musi więc dysponować dowodem zapłaty polisy, np. potwierdzeniem przelewu i ten dokument przedłożyć wraz z ofertą.

Jeżeli wykonawca przy realizacji oferty zamierza korzystać  z usług podmiotów trzecich lub tworzy konsorcjum, wówczas wszystkie podmioty powinny przedstawić dokumenty te same co wykonawca. Wymogi dotyczące tych dokumentów dla wszystkich są takie same.

Dokumenty niezbędne do udziału w przetargu

Decydując się na udział w przetargu wykonawca powinien sprawdzić czy spełnia warunki udziału w postępowaniu i czy dysponuje odpowiednimi dokumentami. Zamawiający może żądać od wykonawców: posiadania odpowiedniego doświadczenia i wiedzy, dysponowania środkami finansowymi, posiadania odpowiedniego zaplecza sprzętowego bądź osób posiadających stosowne uprawnienia. Aby spełnić powyższe warunki wykonawca może wykorzystać własne zasoby bądź powołać się na podmioty trzecie na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych lub też utworzyć konsorcjum.

Zamawiający może żądać od wykonawcy przedstawienia szeregu dokumentów. Najczęściej są to:

• „odpis z właściwego rejestru;
• zaświadczenie z urzędu skarbowego;
• zaświadczenie z ZUS;
• zaświadczenie o niekaralności;”

Wypis z KRS i ewidencji działalności gospodarczej

Odpis z właściwego rejestru to wyciąg z KRS lub wypis z ewidencji działalności gospodarczej. Na potrzeby zamówienia wystarczający jest aktualny wyciąg z KRS. Można go samodzielnie uzyskać wchodząc na stronę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości i stamtąd drukując dokument. Ma on taką samą moc jak odpis uzyskany z sądu.

Podobnie samodzielnie można wydrukować wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej. Wyciąg z CEIDG (centralna ewidencja i informacja o działalności gospodarczej) może być zastąpiony przez oświadczenie wykonawcy, że nie zachodzi wobec niego przesłanka wykluczenia z postępowania z uwagi na wszczęcie postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego.

Zaświadczenia

Zaświadczenie z urzędu skarbowego można uzyskać we właściwym urzędzie skarbowym. Wniosek o jego wydanie składany jest na urzędowym formularzu. Zaświadczenie uzyskuje się w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku. Opłata skarbowa za takie zaświadczenie wynosi 21 zł.

Zaświadczenie z ZUS także uzyskuje się w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku. Wniosek także jest składany na urzędowym formularzu dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl lub w siedzibie urzędu, za to zaświadczenie nie uiszcza się żadnej zapłaty.

Zaświadczenie o niekaralności wydawane jest przez Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego lub w punktach informacyjnych KRK działających przy sądach powszechnych. Siedziby punktów informacyjnych KRK  znajdują się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Zaświadczenia wydawane są dla osób fizycznych bądź dla podmiotów zbiorowych (dla spółek), wydawane one są po złożeniu wniosku i uiszczeniu opłaty. Opłata wynosi 50 zł za informacje o osobie fizycznej i 100zł za informacje o podmiocie zbiorowym. We wniosku o wydanie zaświadczenia należy wskazać jaki jest cel jego uzyskania. W przypadku osoby fizycznej należy wskazać art. 24 ust.1 pkt 4-8 ustawy Prawo zamówień publicznych a co do podmiotu zbiorowego – art. 24 ust.1 pkt 9 ustawy Prawo zamówień publicznych.

W jakiej formie składać dokumenty

Większość dokumentów, które wykonawca składa zamawiającemu to mogą być kopie poświadczone za zgodność z oryginałem. Część dokumentów jednak musi być złożona w oryginale. Są to:

• „oferta;
• wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
• wadium;
• oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz nie podleganie wykluczeniu;
• zobowiązanie podmiotu trzeciego do udostępnienia zasobów wykonawcy;”

Część dokumentów jest przygotowywana na podstawie formularzy opracowywanych przez zamawiającego. Formularze te stanowią załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub ogłoszenia. Najczęściej dotyczy to oferty i wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz wykazu doświadczeń.

Opracowanie formularzy nie stanowi obowiązku zamawiającego i nie musi on tego robić. Jeżeli w danym postępowaniu nie opracowano takich wzorów to wszystkie dokumenty wykonawca musi sporządzić samodzielnie. W takim wypadku wykonawca musi wykazać szczególną staranność by wykazać, że spełnia wszystkie warunki specyfikacji. Dokumenty przedłożone przez wykonawcę muszą jednoznacznie potwierdzać spełnienie wszystkich wymogów. Nie może być tak, że zamawiający musi domyślać się czy domniemywać, że wykonawca spełnia określone warunki.

Wszystkie informacje zawarte przez wykonawcę w ofercie i wniosku powinny być prawdzie, to jest zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy. Jeżeli tak nie jest to wykonawca naraża się na zarzut podania nieprawdziwych informacji co może uniemożliwić mu udział w innych postępowaniach. Ponadto podawanie nieprawdziwych informacji albo przedkładanie podrobionych bądź przerobionych dokumentów jest czynem karalnym na podstawie art. 297 §1 kodeksu karnego. Zagrożenie karą wynosi od trzech miesięcy do pięciu lat. Wykonawca musi liczyć się z tym, że jego konkurenci mogą sprawdzać podawane przez niego w dokumentach dane. Celowym więc jest by wykonawca żądał od swoich podwykonawców bądź podmiotów tworzących konsorcjum dokumentów potwierdzających podane przez nich okoliczności.

Wniosek oraz oferta powinny być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji wykonawcy. Powinny być również opatrzone datą najpóźniej na dzień ich złożenia. Jeżeli wykonawcy działają w ramach konsorcjum to muszą udzielić pełnomocnictwa dla lidera konsorcjum. Pełnomocnictwa składane w toku postępowania nie muszą być opłacone opłatą skarbową.

Uzupełnianie dokumentacji po złożeniu oferty udziału w przetargu

Liczba dokumentów, które wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą jest często znaczna. Może zdarzyć się więc tak, że wykonawca nie uzyska na czas wymaganych dokumentów. Nic straconego. Większość dokumentów można bowiem uzupełnić. Co ważne zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia brakującego dokumentu przed jego wykluczeniem z postępowania.

Uzupełniany dokument musi potwierdzać warunek na dzień złożenia oferty. Nie wystarczy więc przedstawienie brakującego zaświadczenia ale zaświadczenie to musi potwierdzać daną okoliczność na określony dzień (dzień złożenia oferty). Poniżej przedstawiono zestawienie dokumentów, które można uzupełnić po złożeniu oferty oraz listę dokumentów, których uzupełnienie jest niemożliwe.

Dokumenty, których nie można uzupełniać:

• „Wadium;
• Kosztorysy;
• Formularz ofert/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;”

Dokumenty, które można uzupełniać:

• „Zaświadczenie z KRK (Krajowy Rejestr Karny)
• Odpis z KRS (odpis ten musi potwierdzać daną okoliczność na dzień złożenia oferty. Jeżeli wykonawca nie dysponuje dokumentem z tą datą to musi uzyskać pełny odpis KRS. Pełny odpis pokazuje bowiem wszystkie zmiany w sytuacji prawnej wykonawcy od samego początku do dnia uzyskania odpisu);
• Zaświadczenie z ZUS i US;
• Sprawozdanie finansowe, opinia bankowa i polisa OC;
• Pełnomocnictwa;
• Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień;
• Dokumenty potwierdzające spełnienie wymogów co do jakości robót budowlanych;
• Dokumenty opisujące doświadczenie, posiadany sprzęt i personel;
• Oświadczenie o niepodleganiu, wykluczeniu i spełnieniu warunków udziału w postępowaniu;”