Protokół odbioru robót budowlanych to jeden z istotniejszych dokumentów potwierdzających odbiór końcowy, czyli czynność, która powinna zakończyć każdy proces budowlany. Ma ona kluczowy wpływ na określenie sytuacji cywilnoprawnej wykonawcy i inwestora. Moment podpisania przez obie strony protokołu może oznaczać, że roboty zostały wykonane zgodnie z ustalonymi w umowie o roboty budowlane warunkami i wykonawca może otrzymać wynagrodzenie. W toku czynności odbioru ustala się również zakres wad wykonanych robót i ewentualne terminy ich usunięcia. Pomimo faktu, że odbiór jest tak ważny, obowiązujące przepisy prawne tematyce tej poświęcają bardzo niewiele miejsca. W ustawie dotyczącej prawa budowlanego jest zaledwie kilka norm, które dotyczą tej tematyki. W kodeksie cywilnym nie znajdziemy żadnej normy prawnej dotykającej tego tematu. Dlatego też istotne jest to, aby zagadnienia dotyczące protokołu odbioru były szczegółowo uregulowane w umowie o roboty budowlane.
Jakie podmioty uczestniczą w odbiorze końcowym i podpisaniu protokołu odbioru robót budowlanych?
Z uwagi na rangę czynności odbioru końcowego i konieczność podpisania protokołu odbioru robót budowlanych niezwykle istotne jest to, aby w odbiorze uczestniczyły odpowiednie podmioty. Głównymi uczestnikami czynności odbioru są oczywiście dwie strony umowy o roboty budowlane, czyli wykonawca i inwestor lub ich przedstawiciele. Przedstawicielem inwestora na budowie jest zwykle inspektor nadzoru budowlanego, choć ustawa o prawie budowlanym nie określa odbioru końcowego jako jednego z jego obowiązków. W świetle art. 25 pkt. 3 ustawy inspektor nadzoru ma wyłącznie obowiązek sprawdzania i odbioru robót ulegających zakryciu lub zanikających, co oznacza, że jest on odpowiedzialny za odbiory częściowe. Jeżeli więc inwestor chce, aby inspektor nadzoru był zobowiązany do wzięcia udziału w odbiorze końcowym, musi to przewidzieć w umowie zawartej między nim a inspektorem. Poza inspektorem nadzoru inwestora w czynnościach odbioru końcowego mogą, a raczej powinny, reprezentować także inne osoby. Nie muszą to być osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu inwestora. Istotne jest jednak, aby uczestnicy odbioru posiadali odpowiednie kwalifikacje zawodowe, pozwalające określić jakość i kompletność wykonanych prac. W umowie o roboty budowlane z reguły określone jest wyraźnie, kto ze strony inwestora będzie uczestniczył w odbiorze i kogo w związku z tym należy powiadomić o terminie czynności z nim związanych.
Ze strony wykonawcy przedstawicielem na budowie jest kierownik robót. Jego rola w czynnościach odbioru jest bardzo duża, a zgodnie z art. 22 pkt. 9 ustawy o prawie budowlanym do jego obowiązków należy:
- „zgłoszenie robót do odbioru odpowiednim wpisem do dziennika budowy;
- uczestniczenie w czynnościach odbioru;
- zapewnienie usunięcia stwierdzonych wad.”
Wykonawca, podobnie jak inwestor, może być reprezentowany przy odbiorze końcowym przez więcej niż jedną osobę. Ważne jest jednak, aby te osoby posiadały wymaganą wiedzę z zakresu robót budowlanych i dokumentacji projektowej dotyczącej inwestycji, dzięki czemu będą one mogły wypowiedzieć się w kwestiach związanych z czynnościami, a także wyrazić specjalistyczną opinię dotyczącą stwierdzonych przez inwestora lub jego przedstawicieli usterek oraz wad, które wystąpiły przy wykonaniu prac.
Zapisy prawne o odbiorze końcowym i protokole odbioru w umowie o roboty budowlane
Jak wspomniano wyżej, wszelkie regulacje prawne dotyczące odbioru końcowego i protokołu odbioru muszą znaleźć się w umowie o roboty budowlane, gdyż w obowiązujących przepisach znajdziemy niewiele reguł dotyczących tej kwestii. Aby jak najlepiej zabezpieczyć swoje interesy, obie strony powinny zatem w umowie o roboty budowlane umieścić wszelkie istotne dla siebie zapisy dotyczące tej tematyki. W dobrze skonstruowanej umowie należy więc przede wszystkim określić:
- osoby, które zobowiązane są uczestniczyć w czynnościach odbioru i które w związku z tym należy powiadomić o planowanym terminie ich przeprowadzenia;
- sposób zgłoszenia gotowości wykonawcy do czynności odbioru – czy wystarczający jest wpis w dzienniku budowy, czy konieczne jest wysłanie odrębnego pisma do inwestora;
- zakres dokumentacji, którą wykonawca musi przedstawić inwestorowi przed odbiorem – w tym termin jej dostarczenia, co dla inwestora ma szczególne znaczenie, bo dokumentacja ta pozwoli mu ocenić prawidłowość wykonania robót;
- szczegółową treść protokołu odbioru – najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest takie, w którym blankiet protokołu odbioru stanowi załącznik do umowy o roboty budowlane;
- zasady określające, kiedy inwestor może odmówić przystąpienia do odbioru, przerwać związane z nim czynności i odmówić przyjęcia robót;
- skutki podpisania protokołu odbioru końcowego w tym w szczególności – co do wymagalności wynagrodzenia wykonawcy, co do zwrotu ewentualnych zabezpieczeń oraz co do terminów rękojmi;
- warunki dopuszczalności sporządzenia przez strony jednostronnego protokołu odbioru, czyli na przykład zagwarantowanie wykonawcy prawa do sporządzenia jednostronnego odbioru w momencie, gdy inwestor nie przystąpi do odbioru.
Zawarcie klauzul dotyczących każdej z wymienionych przez nas powyżej kwestii w umowie o roboty budowlane pozwoli na maksymalne sprecyzowanie praw i obowiązków zarówno inwestora, jak i wykonawcy. Ułatwia to bowiem współpracę oraz zmniejsza ryzyko wystąpienia konfliktów pomiędzy stronami, wywołanych poprzez nieścisłości oraz niedostatecznie jasne ustalenie wszystkich warunków oraz zasad w umowie. Dzięki poprawnemu skonstruowaniu umowy o roboty budowlane zabezpieczone zostają zarówno interesy inwestora, jak i wykonawcy.
W jakich przypadkach inwestor może odmówić odbioru robót budowlanych i podpisania protokołu?
Odmowa odbioru robót budowlanych oraz podpisania protokołu odbioru może nastąpić tylko w jasno określonych przypadkach związanych z ujawnieniem wad w odbieranym obiekcie. Niestety w związku z niewielką liczbą regulacji prawnych w ustawie o prawie budowlanym oraz innych związanych z umowami o robotach budowlanych dokumentami prawnymi, obowiązek odbioru wadliwego obiektu przez inwestora jest wciąż kwestią poniekąd kontrowersyjną. Według części specjalistów w przypadku ujawnienia istotnych wad oraz zastrzeżeń co do jakości wykonanej pracy podczas dokonywania przez inwestora lub jego przedstawiciela czynności odbiorowych, czynności te mogą zostać przerwane. W takiej sytuacji odbiór może nie zostać dokonany, a wykonawca musi wykonać niezbędne poprawki, aby budynek mógł ponownie zostać przedstawiony do odbioru. Opierająca się na nieco innych przesłankach druga część specjalistów jest jednak zdania, że odbiór końcowy jest wyłącznie momentem, w którym należy jasno określić wszystkie wykryte podczas oględzin wady i ustalić z wykonawcą termin odbioru ostatecznego. Wykonawca ma wówczas prawo do części ustalonej zapłaty – obniżonej o określone koszty gwarancyjne lub związane z konkretnymi naprawami. Część specjalistów uważa nawet, że wykonawcy należne jest wówczas całe wynagrodzenie. Ponadto do określonego podczas odbioru końcowego terminu odbioru ostatecznego będzie on również miał czas na naprawę usterek i usunięcie wszelkich wad.
Jak jednak wygląda to w praktyce? Do najczęściej spotykanych sytuacji, w których inwestor odmawia odbioru, należą przypadki stwierdzenia podczas czynności odbiorowych wad na tyle poważnych, że uniemożliwiałyby one oddanie obiektu do użytku, a zatem uniemożliwiają – według inwestora – odbiór prac. Inwestorzy odmawiają także odbioru robót, które według nich nie zostały ukończone zgodnie z zapisami znajdującymi się w zawartej przez strony umowie o robotach budowlanych.
Musimy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o prawie budowlanym inwestor zobowiązuje się do odbioru, a nie do bezawaryjnego odbioru zleconego do wykonania obiektu. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 5 marca 1997 r., sygn. akt.: II CKN 28 97, jeżeli wykonawca poinformował inwestora o zakończeniu robót i gotowości budynku do odbioru, inwestor zobowiązany jest podjąć czynności odbiorowe niezależnie od istotności wad. Czy jest on jednak zmuszony do przeprowadzenia czynności do końca i podpisania protokołu odbioru budynku? Teoretycznie nie, choć według wyroku Sądu Najwyższego z dnia 7 kwietnia 1998 r., sygn. akt.: II CKN 673/97 w takich przypadkach zalecane jest sporządzenie protokołu odbioru z uwzględnieniem wykazu istniejących wad, ich szczegółowym opisem oraz ustalenie wraz z wykonawcą terminu, w którym zobowiązuje się on je usunąć.
Inny wyrok Sądu Najwyższego z dnia 14 lutego 2006 sygn. akt.: II CNP 70/06 oznajmia ponadto, że całkowita odmowa odbioru ze strony inwestora jest dopuszczalna, lecz wyłącznie w dwóch ściśle określonych przypadkach. Inwestor ma bowiem prawo odmówić odbioru budowy, gdy okaże się, że obiekt został wykonany niezgodnie z projektem oraz zasadami wiedzy technicznej lub wady są na tyle istotne, że obiekt zupełnie nie będzie się nadawał do użytkowania. Z tego wyroku pochodzi także obowiązujące do dziś rozróżnienie na wady istotne, uniemożliwiające użytkowanie budynku, oraz nieistotne, utrudniające korzystanie z obiektu i obniżające jego wartość rynkową. Według tego wyroku, w przypadku wad nieistotnych, obowiązkiem inwestora jest odbiór robót budowlanych. Dopiero po dokonaniu odbioru i spisaniu protokołu ma on prawną możliwość rozstrzygania odpowiedzialności wykonawcy za wady obiektu, w ramach umowy o robotach budowlanych, zawartej przez obie strony na początku współpracy.
Wątpliwości inwestora co do zakończenia robót
Wiemy już, że jeżeli wykonawca prawidłowo zgłosi inwestorowi gotowość do odbioru i podpisania protokołu, inwestor zobowiązany jest przystąpić do czynności odbiorowych. Ma to miejsce także w momencie, gdy inwestor ma wątpliwości co do faktycznego zakończenia przez wykonawcę robót budowlanych. Zgodnie z klauzulą o warunkach dopuszczalności sporządzenia jednostronnego protokołu odbioru, zawieraną w większości umów o roboty budowlane, inwestor nie może bowiem odmówić rozpoczęcia czynności odbioru nawet, jeżeli jest słusznie przekonany o tym, że roboty nie zostały ukończone bądź są wadliwe. Czynności związane z odbiorem robót budowlanych muszą bowiem być podjęte nawet przy ich najgorszej jakości i ewidentnym niewykończeniu pracy lub wystąpieniu licznych błędów. Mają one bowiem na celu właśnie ustalenie, czy wykonawca wywiązał się z umowy o roboty budowlane i jakiej jakości praca została wykonana. W razie niewywiązania się z wszystkich zapisów umowy bądź zgłoszenia do odbioru budynku o istotnych wadach konstrukcyjnych inwestor, który podejmie się przeprowadzenia czynności, będzie miał prawo do ustalenia z wykonawcą sposobów oraz okresu, w jakim usterki te mają zostać usunięte. Podjęcie działania związanego z odbiorem wadliwego lub niewykończonego budynku pozwoli więc inwestorowi wyznaczyć kolejny termin, w którym wszelkie prace związane z wykończeniem oraz naprawą istniejących wad powinny zostać zakończone.
Jeżeli inwestor odmówi przystąpienia do odbioru, naraża się na bardzo negatywne konsekwencje. W takim wypadku bardzo trudno będzie mu później udowodnić, że roboty w dniu wyznaczonego odbioru były wadliwe czy też w ogóle niewykonane. Naraża się także na ryzyko sporządzenia protokołu jednostronnego przez wykonawcę, w którym będzie on mógł ująć tylko dogodne dla siebie okoliczności, bez zabezpieczenia interesów inwestora. Konsekwencją tego może być nawet skuteczne żądanie wykonawcy zapłaty całości wynagrodzenia na podstawie takiego jednostronnego protokołu.
Czynności odbioru muszą więc polegać na tym, że strony i ich przedstawiciele fizycznie wyjdą na teren budowy, dokonają oględzin prac na miejscu i spiszą swoje spostrzeżenia. Nie stanowi czynności odbioru samo spisanie protokołu odbioru końcowego, jeżeli nie zostało bezpośrednio poprzedzone oględzinami prac na miejscu ich wykonania, w obecności uprawnionych osób. Na marginesie należy zaznaczyć, że protokół odbioru końcowego inwestor ma obowiązek przekazać właścicielowi lub zarządcy przy oddawaniu obiektu do użytkowania.
Jak wygląda uproszczony protokół odbioru robót budowlanych?
Uproszczony protokół odbioru robót budowlanych musi zawierać wszelkie informacje poświadczające termin odbioru, podmioty biorące udział w czynnościach oraz szczegóły dotyczące stanu odebranej budowy. Standardowo rozpoczyna się go od określenia daty, podczas której dokonywane są czynności odbiorowe, lokalizacji budowy, zaznaczając również wykonawcę oraz numer porządkowy umowy o roboty budowlane, na podstawie której przeprowadzone miały zostać prace. Następnie konieczne jest wymienienie z imienia i nazwiska podmiotów wchodzących w skład komisji odbioru, czyli grupy reprezentującej inwestora – zamawiającego – oraz podmiotów zdających budynek, należących do komisji po stronie wykonawcy.
W kolejnej części najprostszego z możliwych protokołów odbioru robót budowlanych warto zaznaczyć datę odbioru, a także datę i sposób zgłoszenia przez wykonawcę gotowości budynku do odbioru. Po dokładnym sprawdzeniu zakresu wykonanych robót i ich zgodności z ustaleniami zawartymi w umowie o roboty budowlane, komisja odbiorowa stwierdza, czy roboty zostały wykonane zgodnie z dokumentacją dostarczoną przez wykonawcę. Oczywiście każdy z dostarczonych elementów dokumentacji należy także zapisać w protokole, aby w razie przeoczenia istotnych dokumentów mieć potwierdzenie, że nie zostały one dostarczone przez wykonawcę.
W protokole końcowym odbioru robót budowlanych zaznacza się także, czy termin ich wykonania został dotrzymany, czy przekroczony, oraz czy pojawiają się w nich wady nieistotne, które nie stanowią podstawy do odmówienia odbioru, lecz muszą zostać w ustalonym terminie usunięte przez wykonawcę. Określony termin naprawy należy także zawrzeć w protokole odbioru. Jeżeli nie zostaną ujawnione żadne wady istotne lub inne uchybienia, które mogłyby stanowić podstawę do odmówienia odbioru, pracę uznaje się na tym etapie za wykonaną i odebraną od wykonawcy. W protokole odbioru robót budowlanych warto jednak zawrzeć także termin gwarancji wykonanych robót. Dzięki temu, jeżeli w określonym terminie ujawnią się wady związane z niewłaściwym pod względem technicznym wykonaniem pracy, inwestor będzie miał możliwość zgłosić potrzebę ich usunięcia przez wykonawcę nieodpłatnie, w ramach gwarancji.
Jeżeli komisja odbiorowa nie wnosi żadnych zastrzeżeń czy uwag, odbiór robót budowlanych zostaje na tym etapie zakończony, co potwierdzają podpisy poszczególnych członków komisji oraz przedstawicieli wykonawcy pod protokołem odbioru. Tak sporządzony protokół potwierdza odbiór robót przez inwestora i staje się wiążącym dokumentem w przypadku wystąpienia w późniejszym czasie wad lub ujawnienia się nieprawidłowości w wykonanej konstrukcji. Musimy jednak pamiętać, że odebranie robót nie musi być równoznaczne z podpisaniem protokołu odbioru. Nieliczne przepisy nie wymagają bowiem podpisania żadnego określonego typu dokumentu poświadczającego odebranie robót przez inwestora bądź jego przedstawicieli. Odbiór może zatem mieć miejsce również w następstwie rozpoczęcia użytkowania budynku przez inwestora lub innych podmiotów, nabywających prawo do użytkowania na drodze kupna bądź dzierżawy. Protokół jest jednak ułatwieniem, które w przypadku pojawienia się ukrytych wad wynikających z błędnej konstrukcji lub innych nieprawidłowości, które uwidocznią się dopiero podczas użytkowania budynku, ułatwią ustalenie, czy podczas odbioru konkretny element został dostatecznie dokładnie zbadany przez stronę inwestora.
Co zawiera wzór jednostronnego protokołu odbioru robót budowlanych?
Wzór jednostronnego protokołu odbioru robót budowlanych zawiera zwykle zapisy zabezpieczające interesy wykonawcy i umożliwiające mu otrzymanie wynagrodzenia także w przypadku, gdy inwestor odmawia odbioru robót budowlanych, pomimo zgłoszenia przez wykonawcę gotowości do podjęcia czynności odbiorowych. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 01.07.1998 r. sygn. akt.: II CKN 673/97 wykonawca ma prawo sporządzić jednostronny protokół odbioru, jeżeli od jego sporządzenia uzależniona jest wypłata należnego mu wynagrodzenia przez inwestora. Protokół taki w niektórych przypadkach uniemożliwia inwestorowi, generalnemu wykonawcy lub innemu podmiotowi zobowiązanemu do wypłaty należnych środków wykonawcy odmowę zapłaty. Istotny jest tu także wyrok Izby Cywilnej Sądu Najwyższego z dnia 05.03.1997 r. sygn. akt.: II CKN 28/97, według którego poinformowanie inwestora o zakończeniu robót budowlanych i gotowości do rozpoczęcia czynności odbiorowych jest równoznaczne z nałożeniem na inwestora obowiązku podjęcia tychże czynności. W razie niepodjęcia ich oraz nieokreślenia szczególnych warunków odbioru protokolarnego robót budowlanych zleconych na podstawie umowy o dzieło, według wyroku Sądu Najwyższego z 12.05.1981 r. sygn. akt.: II CR 136/81, oddanie dzieła zakłada wyłącznie udostępnienie go do użytkowania przez zleceniodawcę, bez uwzględniania czynności odbiorowych zakończonych podpisaniem protokołu. Dzięki temu interesy wykonawcy oraz jego uprawnienie do otrzymania określonej w umowie o roboty budowlane (bądź umowie o dzieło dotyczącej robót budowlanych) zapłaty nie są zagrożone w przypadku odmowy dokonania odbioru przez inwestora lub jego przedstawicieli.
Skutki odbioru końcowego i ostatecznego podpisania protokołu odbioru robót budowlanych
Dokonanie odbioru końcowego i ostateczne podpisanie protokołu odbioru robót budowlanych zasadniczo zmienia relacje stron. Jeżeli odbiór został dokonany, czyli innymi słowy inwestor nie stwierdził istotnych nieprawidłowości stanowiących podstawę do odmówienia dokonania odbioru, oznacza to, że wykonawca wykonał swoje zobowiązanie i wywiązał się z umowy na przeprowadzenie określonych prac budowlanych. Odmowa odbioru robót może nastąpić tylko w szczególnych przypadkach: w przypadku braku wykonania robót lub istnienia istotnych wad. Nieistotne wady nie stanowią bowiem podstawy do odmowy dokonania odbioru. Jeżeli w toku czynności odbiorowych stwierdzi się obecność wad nieistotnych, konieczne będzie jednak oczywiście zgłoszenie ich wykonawcy. Zgodnie z zawieranymi standardowo w umowach klauzulami dotyczącymi gwarancji będzie on zobowiązany do usunięcia wszelkich wad i usterek w terminie określonym przez umowę o roboty budowlane.
Dzień odbioru, bez stwierdzenia jakichkolwiek usterek, stanowi także moment, od którego liczy się termin przedawnienia roszczeń odszkodowawczych. Zostało to ustalone wyrokiem Sądu Najwyższego z dn. 12.02.1991 r. sygn. akt.: III CRN 500/90. Moment odbioru wyznacza także początek okresu przewidzianego w zapisach o rękojmi i gwarancji. Wszystkie te terminy są jednak istotne przede wszystkim dla inwestora i jego przedstawiciela. Dla wykonawcy termin odbioru ma istotne znaczenie ze względu na początek określonego w umowie odbioru robót budowlanych terminu, w którym wykonawca zobowiązany jest wypłacić mu wynagrodzenie. Wraz z dniem odbioru obiekt budowlany staje się także przydatny do podłączania urządzeń infrastruktury. Wpływa to więc na wymagalność opłaty adiacenckiej.
Protokół odbioru robót budowlanych a faktura VAT
Wystawienie faktury VAT za wykonane roboty budowlane, zakończone odbiorem i podpisaniem protokołu, ma zazwyczaj miejsce po zamknięciu wszystkich etapów oraz zaprotokołowaniu odbioru robót. Dopiero wówczas usługodawca może bowiem wystawić fakturę za faktycznie wykonane usługi. Jaka data powinna jednak pojawić się na fakturze i kiedy powstaje obowiązek odprowadzenia podatku VAT?
Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dn. 28 kwietnia 2017 r. sygn. akt.: I FSK 1811/15 obowiązek podatkowy w przypadku usług związanych z robotami budowlanymi i budowlano-montażowymi powstaje w momencie wystawienia faktury. Faktura powinna zostać wystawiona maksymalnie 30 dni po zakończeniu prac nad wykonanymi usługami. Jest to uzasadnione zapisami zawartymi w art. 19a ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Sąd uznał bowiem, że nie ma żadnego powodu, dla którego za moment zakończenia prac można było uznać dopiero chwilę, z którą podpisuje się protokół zdawczo-odbiorczy bądź protokół odbioru końcowego. Nie jest on bowiem wymagany we wszystkich przypadkach i stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia wykonawcy. Brak wystawienia protokołu odbioru końcowego robót nie stanowi bowiem o niewykonaniu ich ani nieodebraniu budynku przez inwestora i nierozpoczęciu użytkowania gotowej inwestycji. Dlatego też sąd postanowił o ustanowieniu momentu, w którym zaczyna istnieć obowiązek podatkowy, przed podpisaniem protokołu odbioru robót budowlanych. Pozwala to na uniknięcie sytuacji, w których obowiązek podatkowy byłby odraczany wraz z kolejnymi odmowami odbioru z powodu usterek czy wad, niemających jednak wpływu na zakończenie prac nad budynkiem.
Takie rozumienie wynika także z ogólnej interpretacji Ministra Finansów z dnia 1 kwietnia 2016 r., sygn. PT3.8101.41.2015.AEW.2016.AMT.141. Według niej najistotniejszym czynnikiem pozwalającym na prawidłowe określenie momentu powstania obowiązku podatkowego jest data faktycznego zakończenia robót i wykonania określonej w umowie pracy. Może być ona także wyznaczona na podstawie terminu wystawienia faktury VAT, choć ten również musi być determinowany przez moment ukończenia prac, a nie moment dopełnienia wszelkich formalności, takich jak podpisanie protokołu odbioru przez obie (bądź we wspomnianych przez nas wcześniej przypadkach – jedną) ze stron. W związku z tym nie ma również obowiązku dołączania protokołu odbioru do faktury VAT – są to dwa odrębne i stosunkowo niezależne od siebie dokumenty.
Potrzebujesz prawnika specjalizującego się w prawie budowlanym? Zapraszamy do naszej kancelarii, gdzie zespół doświadczonych adwokatów służy pomocą. Oferujemy szeroki zakres usług prawnych, obejmujących konsultacje, reprezentację w sporach i negocjacjach oraz przygotowywanie umów. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualne wsparcie.
